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CognosOnline: Automatización inteligente de licitaciones estatales con IA generativa en AWS

Industria: ED Tech

Solución: IA Generativa

Tecnologías: Amazon Bedrock, Amazon Textract

Información
General

CognosOnline, una empresa colombiana especializada en soluciones digitales para el sector educativo, corporativo y gubernamental, enfrentaba un gran reto: analizar manualmente cientos de licitaciones publicadas en el portal SECOP, un proceso lento, propenso a errores y con alta dependencia operativa. Junto a Amber, implementaron un agente inteligente sobre AWS que automatiza la detección, lectura, clasificación y notificación de oportunidades relevantes.

Sobre
CognosOnline

Empresa colombiana con amplia trayectoria en plataformas educativas y contrataciones públicas. Su participación activa en licitaciones es clave para su crecimiento, y por eso buscaban escalar sin sacrificar calidad ni tiempo operativo.

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Hoy, Cognos filtra licitaciones en tiempo real viables con respuesta rápida

El desafío

Revisar los Términos de Referencia (TDR) de cada licitación tomaba horas, requería experiencia técnica y estaba centralizado en pocas personas. Esto generaba cuellos de botella, desorden y riesgo de perder oportunidades clave.

Nuestra solución

Diseñamos un agente inteligente utilizando Amazon Bedrock, Amazon Textract y arquitectura serverless. Este agente monitorea el portal SECOP cada hora, extrae y analiza los documentos con IA generativa y clasifica automáticamente según los criterios de CognosOnline. Si la empresa califica, el equipo recibe un resumen con explicación textual vía email.

Características principales

Monitoreo de portal SECOP

El sistema consulta cada hora en busca de nuevas licitaciones relevantes.

Extracción inteligente de documentos

Usa Amazon Textract para leer PDFs y anexos técnicos sin intervención humana.

Clasificación semántica avanzada

Emplea IA generativa con Amazon Bedrock para identificar tipo de licitación, requisitos y criterios clave.

Notificaciones en tiempo real

Envía resúmenes claros y accionables al equipo vía email, solo cuando la oportunidad es viable.

Arquitectura tecnológica

El agente se construyó 100% en AWS con un enfoque sin servidores, lo que permitió escalar fácilmente y reducir costos operativos.

Proceso de implementación

El proyecto se desarrolló en cuatro fases principales durante un período de 4 meses, utilizando metodología ágil con sprints de 2 semanas:

Lecciones aprendidas

El proyecto proporcionó valiosas lecciones que pueden aplicarse a iniciativas similares:

Resultados y beneficios

Impacto en
Operaciones

95% menos tiempo en análisis de licitaciones

De horas a minutos por cada proceso

100% de trazabilidad con registro automatizado

50% menos carga operativa, foco en estrategia

Impacto en
Área comercial

Propuestas solo en procesos realmente viables

Mayor efectividad en cada presentación

Equipos técnicos y comerciales alineados rápido

Respuestas más ágiles, mayor competitividad

Ventajas
Estratégicas

Infraestructura lista para nuevos portales

Escalabilidad regional e internacional garantizada

Menos errores humanos en evaluaciones técnicas

CognosOnline destaca en IA aplicada

Siguientes pasos

Testimonios

Sulma Hernández
Directora de Operaciones, CognosOnline

"Antes, comercial nos enviaba correos con licitaciones y nosotras teníamos que revisar cada documento manualmente. Ahora es al revés: el agente detecta las oportunidades, las analiza y nos las envía con una explicación clara. Eso nos ha permitido liberar tiempo, organizarnos mejor y empezar a aportar valor desde operaciones, no solo como apoyo, sino como parte activa del proceso."

Equipo Comercial, CognosOnline

"Ahora recibimos solo las oportunidades relevantes, con argumentos claros y listos para compartir. Esto nos permite responder más rápido, priorizar mejor y presentar propuestas con mayor confianza. Es una ventaja real frente a cómo trabajábamos antes."

Equipo de Operaciones, CognosOnline

"Con Amber y AWS construimos un sistema inteligente que analiza documentos por nosotros. Esto nos permite enfocarnos en estrategias comerciales, sabiendo que el agente ya filtró lo relevante."